Trên đây là những thông tin cơ bản mà chúng tôi nghĩ rằng bạn cần nắm vững khi chuẩn bị cho kế hoạch kinh doanh của mình. Chúng tôi hiểu rằng, thủ tục để thuê được mặt bằng kinh doanh tại Nhật Bản không hề đơn giản.

Nếu bạn vẫn còn những điều thắc mắc, hãy liên lạc ngay với chúng tôi, đội ngũ chuyên gia của ST HOUSING luôn sẵn sàng chào đón và tư vấn cho bạn!

Tìm văn phòng phù hợp và hiểu rõ hợp đồng thuê ở Nhật Bản
Tìm kiếm văn phòng là điều quan trọng hàng đầu khi bắt đầu kinh doanh tại Nhật Bản. Chúng tôi cung cấp hướng dẫn chi tiết về địa điểm văn phòng, phương thức kinh doanh của thị trường văn phòng cho thuê tại Nhật Bản, các tiêu chí của quá trình sàng lọc người thuê do chủ sở hữu hoặc bên cho thuê đưa ra và hơn thế nữa. Chúng tôi mong rằng những kiến thức hữu dụng dưới đây sẽ góp phần giúp kế hoạch kinh doanh của bạn thật suôn sẻ!
・Chọn vị trí phù hợp
・Các loại văn phòng cho thuê
・Tìm hiểu hợp đồng thuê
・Sàng lọc người thuê

Chọn vị trí phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Vị trí có lẽ là yếu tố quan trọng nhất khi quyết định nơi thành lập doanh nghiệp của bạn. Điều quan trọng là phải xem xét nhu cầu của không gian văn phòng của bạn và thứ tự ưu tiên chúng.
Dưới đây là một số nhu cầu cơ bản bạn cần xem xét:
・Khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng
・Khoảng cách tới các ga trung tâm và sân bay chính (Narita và Haneda)
・Khoảng cách đi bộ đến ga gần nhất
・Thời gian đi làm và phí đi lại của nhân viên
・Giao thông vào giờ cao điểm trên một tuyến tàu cụ thể
・Gần các tiện ích cần thiết (ngân hàng, bưu điện, quán xa…)
Tất cả những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động trơn tru của doanh nghiệp của bạn theo những cách khác nhau.

Bản đồ JR East

Bản đồ tàu điện ngầm Tokyo

Khu thương mại Tokyo

Phân bố khu vực theo loại hình kinh doanh điển hình ở trung tâm Tokyo:

Tài chính	Otemachi, Marunouchi, Roppongi, Nihonbashi
Nhà sản xuất	Shinagawa, Osaki, Tamachi
Luật sư	Kasumigaseki, Toranomon, Akasaka, Roppongi
Y tế – Dược phẩm	Nihonbashi, Toranomon
Tư vấn	Roppongi, Toranomon
Hàng may mặc	Omotesando, Aoyama, Shibuya, Ginza
CNTT, Truyền thông	Shibuya, Roppongi, Akasaka, Shiodome

Các loại văn phòng cho thuê

Văn phòng dịch vụ:
Đa dạng từ các văn phòng cho thuê theo phong cách phòng nhỏ được trang bị nội thất với các phòng họp và tiện nghi dùng chung đến các tòa nhà văn phòng cao cấp với dịch vụ thư ký song ngữ ở các vị trí đắc địa. Nhìn chung, những bất động sản này có sẵn cho các hợp đồng ngắn hạn và cho phép người thuê tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu cho việc xây dựng bố trí nội thất và thiết lập cơ sở hạ tầng văn phòng.
Các thuộc tính Văn phòng Dịch vụ được khuyến nghị cho các công ty:

• Tìm kiếm một bất động sản cho thuê ngắn hạn
• Đang trong quá trình thành lập hoặc thành lập doanh nghiệp cho công ty của họ
• Tìm kiếm văn phòng quy mô nhỏ để kết nối hoặc muốn thuê ngoài công việc lễ tân
• Khi số lượng nhân viên và số lượng doanh nghiệp mới thành lập biến động
• Tìm kiếm một văn phòng tạm thời cho một dự án
• Tìm kiếm không gian tuyển dụng và phỏng vấn

Không gian văn phòng thông thường
Được đề xuất cho các công ty đang tìm kiếm cơ sở kinh doanh lâu dài và nhất quán hơn. Quy mô của một văn phòng như vậy có thể từ khoảng 30m2 đến hơn 3.500m2. Không gian văn phòng thông thường có thể thay đổi từ một phần trong một tòa nhà đến toàn bộ tòa nhà. Các điều kiện, hình thức và điều khoản của một thỏa thuận khác nhau tùy thuộc vào chủ sở hữu và quy mô của bất động sản.
Khi quyết định một không gian văn phòng, một số khía cạnh cần xem xét là:

• Những người cư ngụ khác (bất kỳ dấu hiệu của tổ chức tội phạm, những kẻ gây rối, v.v.)
• Kích thước và ấn tượng của lối ra vào
• Khả năng chống động đất, khả năng tiếp tục kinh doanh trong các tình huống khẩn cấp (sẵn có máy phát điện dự phòng, v.v.) Lập kế hoạch thiên tai và lộ trình sơ tán
• Hệ thống điều hòa A/C, khả năng kích hoạt, phí bổ sung cho việc sử dụng A/C ngoài giờ hoạt động được xác định trước
• Bảo vệ, an ninh
• Chiều cao của trần nhà (Các tòa nhà cũ của Nhật Bản thường có trần nhà thấp, điều này không phù hợp đối với người nước ngoài.)
• Hình dạng của tài sản (Hình dạng của không gian, vị trí của các cột trụ, v.v.)
• Giờ làm việc của tòa nhà (khả dụng vào ban đêm, cuối tuần và ngày lễ, v.v.)
• Hạn chế đối với người bán hàng trang trí nội thất / xây dựng

Tìm hiểu hợp đồng thuê

Thuật ngữ
Tiền đặt cọc – Tiền đảm (敷金－保証金, Shikikin－Hoshokin)
Đây là khoản thanh toán có thể hoàn lại được thực hiện cho bên cho thuê sau khi hợp đồng thuê đã được thỏa thuận. Số tiền này sẽ được hoàn trả khi kết thúc thời gian thuê nhà của bên thuê. Số tiền phải trả lại khi dọn dẹp mặt bằng được tính bằng cách trừ đi ‘Phí khôi phục’, ‘Phí khấu hao cố định’ (nếu có) và phí dọn dẹp chung. Sau khi các khoản phí nói trên được khấu trừ, phần còn lại sẽ được hoàn trả cho người thuê, thường trong vòng 3 tuần đến 1 tháng kể từ khi kết thúc hợp đồng.
Mức trung bình trên thị trường:
Dành cho văn phòng quy mô vừa và nhỏ: 4-10 lần tiền thuê hàng tháng
Đối với văn phòng cỡ vừa hoặc văn phòng cỡ lớn: 6-15 lần tiền thuê hàng tháng

Phí khấu hao cố định (償却費－Shoukyakuhi)
Một khoản thanh toán không hoàn lại cho bên cho thuê, thường được khấu trừ vào tiền đặt cọc khi dọn văn phòng.
Trung bình thị trường: 0-2 lần tiền thuê, 0-20% tiền đặt cọc

Phí gia hạn (更新料－Koushinryou)
Một khoản thanh toán không hoàn lại cho người cho thuê, thường phải trả khi gia hạn các điều khoản của hợp đồng thuê.
Trung bình thị trường: 0-1 lần giá thuê.

Tiền thuê (賃料－Chinryou)
Chi phí thuê mặt bằng cần chi trả hàng tháng (thông thường sẽ bao gồm cả thuế tại thời điểm diễn ra hợp đồng). Hãy kiểm tra xem giá thuê đã bao gồm phí quản lý hay chưa.

* TSUBO (Cơ sở đơn vị duy nhất để đo diện tích) 1 tsubo bằng khoảng 3,3 mét vuông và giá thuê văn phòng thường được biểu thị theo cơ sở “trên mỗi tsubo” ở Nhật Bản. 1 tsubo bằng gấp đôi kích thước của 1 tấm chiếu tatami truyền thống.

Phí quản lý (管理費－Kanrihi)
Một khoản phí thường được yêu cầu vì nó bao gồm các chi phí hàng tháng như điện nước, dọn dẹp không gian công cộng và thang máy. Không giống như tiền thuê danh nghĩa, hầu hết các khoản phí quản lý hiếm khi có thể thương lượng khi giảm số tiền hoặc miễn hoàn toàn phí quản lý.

Thời hạn thuê miễn phí
Khoảng thời gian mà bên cho thuê đồng ý cho thuê văn phòng miễn phí. Trong trường hợp tiền thuê bao gồm sự kết hợp của tiền thuê danh nghĩa và phí quản lý, định nghĩa tiêu chuẩn về ‘thời hạn thuê miễn phí’ chỉ loại trừ phần tiền thuê danh nghĩa và bên thuê vẫn phải chịu phí quản lý trong suốt thời hạn.

Thuế kinh doanh (消費税－Shouhizei)
Không bao gồm các tổ chức như đại sứ quán, văn phòng lãnh sự hoặc các văn phòng nghĩa vụ quân sự hoặc công cộng khác của nước ngoài, tất cả những người thuê văn phòng cần phải trả thuế kinh doanh trên tiền thuê, phí quản lý, phí phân bổ cố định, tiền chìa khóa và phí gia hạn. Thuế suất hiện hành là 10%.

Loại hợp đồng cho thuê (Hợp đồng)

Hợp đồng cho thuê thông thường (Có thể gia hạn):
Hợp đồng cho thuê thông thường thường là hợp đồng có thời hạn 2 năm. Đôi khi một khoản phí gia hạn được tính khi gia hạn thỏa thuận.

Hợp đồng cho thuê thời hạn cố định (Không gia hạn):
Hợp đồng cho thuê được chấm dứt vào ngày hết hạn của hợp đồng. Hợp đồng chỉ có thể được ký kết lại nếu cả bên thuê và bên cho thuê đều đồng ý. Hầu hết các văn phòng quy mô vừa và lớn và văn phòng cho thuê thuộc sở hữu của các công ty lớn đều sử dụng loại hợp đồng cho thuê này.

Đăng ký thành viên:
Đối với văn phòng dịch vụ và văn phòng cho thuê ngắn hạn (một tháng đến hai năm), thông thường yêu cầu đăng ký thành viên cho phép tất cả các thành viên có quyền sử dụng không gian.

Sàng lọc khách thuê theo bên cho thuê

Khi bạn có nhu cầu tìm và thuê mặt bằng kinh doanh, chúng tôi có thể cung cấp các dịch vụ phù hợp với yêu cầu của bạn. Tất nhiên, có những trường hợp bên cho thuê từ chối đơn đăng ký của người thuê do không đáp ứng được các tiêu chuẩn khác nhau. Tuy vậy, với kinh nghiệm dày dặn và mối quan hệ tốt với rất nhiều đối tác thân thiết, ST HOUSING tự tin có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn.
Khi đã có kế hoạch kinh doanh và cần thuê mặt bằng, bạn cần chuẩn bị sẵn khá nhiều các loại tài liệu cần thiết. Bạn có thể tham khảo theo danh sách sau:

• Bản kế hoạch kinh doanh (bao gồm cả kế hoạch quản lý tài chính) ở Nhật Bản
• Báo cáo tài chính (thường cho 3 năm)
• Tờ đơn đặt hàng thực tế và thông tin đối tác kinh doanh hoặc khách hàng về doanh nghiệp ở Nhật Bản
• Tóm tắt trình độ và quá trình làm việc của người đứng tên với tư cách là người đại diện tại Nhật Bản
• “Thư hỗ trợ tài chính” gửi cho Bên cho thuê xác nhận rằng trụ sở chính tại nước sở tại sẽ đảm bảo tất cả các khoản thanh toán của một văn phòng tại Nhật Bản.

Trên đây là những thông tin cơ bản mà chúng tôi nghĩ rằng bạn cần nắm vững khi chuẩn bị cho kế hoạch kinh doanh của mình. Chúng tôi hiểu rằng, thủ tục để thuê được mặt bằng kinh doanh tại Nhật Bản không hề đơn giản. Nếu bạn vẫn còn những điều thắc mắc, hãy liên lạc ngay với chúng tôi, đội ngũ chuyên gia của ST HOUSING luôn sẵn sàng chào đón và tư vấn cho bạn!

Nguồn: www.realestate-tokyo.com
Tổng hợp: ST HOUSING